Erfolgreiches Projektmanagement mit und ohne Projektmanagement Beratung

April 24, 2024

Inhalt

Effizientes Projektmanagement wird in Unternehmen immer wichtiger (ohne und mit Projektmanagement Beratung)

Immer mehr Führungskräfte erkennen, dass professionelles Projektmanagement strategisch und operativ ein wichtiger Bestandteil für Unternehmen sein sollte, um neue Herausforderungen erfolgreich und effizient umsetzen zu können. In einer Zeit, in der von einer schnelllebigen und komplexen Geschäftswelt gesprochen wird, sollte die Umsetzung elementarer Vorhaben für Unternehmen weder auf vorhandene Erfahrungen und Abläufe noch auf kompakte To-Do-Listen reduziert werden. Mit diesen Erkenntnissen der Führungskräfte erreichen auch Umsetzungsthemen wie die Etablierung eines zentralen Projekt-Management-Office (PMO) und effektives Multiprojektmanagement (MPM) eine hohe Aufmerksamkeit.

Was forciert die Entwicklung, dass sich immer mehr Unternehmen im Rahmen der Unternehmensentwicklung dazu entscheiden, modernes Projektmanagement, auch mit Unterstützung von Unternehmensberatungen mit Erfahrung in Projektmanagement Beratung und Umsetzungsexpertise, zu etablieren?

Dazu haben wir eine Befragung durchgeführt und Beratungsprojekte ausgewertet.1

Als Umsetzungsbeschleuniger für professionelles Projektmanagement bildeten sich Erkenntnisse der Befragungsteilnehmer direkt aus der Praxis heraus: 

  • Erlebte Transparenz und steuerbare Umsetzungserfolge bei großen Investitions-, Bau- und Infrastrukturprojekten, bei denen Projektmanagement stärker etabliert ist
  • Oftmals nicht ausreichende Umsetzungs- und Erfolgsquote bei organisatorischen, strategischen und operativen Projekten, wie z.B. Innovations- und Veränderungsprojekten oder Einführung neuer IT-Strukturen
  • Höhere Effizienz bei Projekten angestrebt
  • Verantwortungs-, Rollen- und Aufgabenbereiche eindeutig zuordnen
  • Zielgerichtete Einbindung und Ansprache erfolgsrelevanter Stakeholder
  • Hohe begleitende Lerneffekte in der Organisation durch z.B. neue Formen der Zusammenarbeit, Lessons Learned, KVP und Best Practises erreichen
  • Proaktive Führung und Steuerung der Umsetzungsergebnisse ermöglichen
 

Führungskräfte und Projektbeteiligte in unseren Beratungsprojekten teilen dabei meist die Ansicht, dass modernes Projektmanagement eine Schlüsselrolle spielt,

  • notwendige Veränderungen gezielt anzugehen,
  • innovative Lösungen anzudenken und zu testen,
  • strategische und operative Wege zur Überwindung von Herausforderungen aufzuzeigen
  • und die gesteckten Ziele und Herausforderungen wesentlich erfolgreicher zu realisieren.
 

Eine erfolgreiche Etablierung von Projektmanagement erfordert nicht nur Kenntnisse in Branche und Markt, sondern auch strategische Planung, flexible und strukturierte Herangehensweisen an Problemlösungen sowie Innovationen und deren Umsetzung. Häufig macht es im Rahmen der strategischen Unternehmensentwicklung Sinn, eine erfahrene Unternehmensberatung mit Projektmanagement Umsetzungs- und Change-Management-Know-how einzubeziehen, da Unternehmen, die modernes Projektmanagement umsetzen möchten, sich ehrgeizige und letztendlich auch notwendige Ziele für die Zukunftssicherung des Unternehmens setzen1:

Top-5-Ziele von Unternehmen mit modernem Projektmanagement

1. Marktsicherung, Markterweiterung und Internationalisierung:

Die Unternehmen wollen sich vor bestehenden und neuen Mitbewerbern schützen, neuen Kundenanforderungen gerecht werden und streben nach Effizienz und Wachstum durch die Entwicklung neuer Abläufe, Services, Produkte oder Märkte. Professionelles Projektmanagement unterstützt Unternehmen dabei, diese Ziele strukturiert und effizient zu erreichen. Die Erschließung neuer Märkte oder neuer Geschäftsmodelle, sowohl geografisch als auch in Bezug auf neue Kundensegmente, sind oftmals wesentliche Ziele, die durch strategisches Projektmanagement wirkungsvoll unterstützt werden.

2. Digitalisierung und Technologische Innovation:

Unternehmen nutzen professionelle Projektentwicklung immer häufiger, um innovative Lösungen zu fördern und umzusetzen. Die dominierenden Ziele dafür sind, die Kundenzentrierung zu erhöhen, sich von Mitbewerbern abzuheben oder einen notwendigen Aufholprozess zu starten. Die meisten Unternehmen streben darüber hinaus an, ihre Prozesse und Aufgaben, dort wo es zielführend ist, zu digitalisieren und innovative Technologien einzuführen, um effizienter zu werden und Wettbewerbsvorteile zu erlangen. Ein weiterer Treiber ist auch der Engpass bei qualifiziertem und engagiertem Personal, das ein wettbewerbsfähiges Ergebnisniveau sicherstellen kann. Als entlastend und impulsgebend für Digitalisierung und Innovationsförderung zeigt sich oftmals eine Unternehmensberatung im Projektmanagement.

3. Effizienzsteigerung durch Projekte und Optimierung der Wertschöpfungskette:

Viele Unternehmen suchen nach Wegen, ihre internen Prozesse und Abläufe zu optimieren, um Kosten zu senken, die Produktivität zu steigern und das Qualitätsniveau der Leistungen auf höchstem Level zu sichern. Professionelles Projektmanagement ermöglicht, diese Ziele durch die Implementierung neuer Systeme und Technologien zu erreichen. Damit werden Wertschöpfungsketten in Unternehmen nachhaltig optimiert. Neue Services, Produkte und eigene Herstellungsmöglichkeiten können Wertschöpfungsketten für Unternehmen teilweise stark erweitern.

4. Risikomanagement und Risikominimierung:

Projekte, insbesondere in für Unternehmen neuen oder unsicheren Bereichen, bergen Risiken. Diese Unternehmen beschäftigen sich umfassend mit Projektmanagement, um mögliche Risiken zu identifizieren, zu bewerten und Maßnahmen zu ihrer Reduzierung zu entwickeln. In unsicheren Zeiten rückt die Fähigkeit, Risiken zu managen und auf Krisen schnell reagieren zu können, in den Mittelpunkt des Projektmanagements.

5. Neue Formen der Zusammenarbeit und Steigerung der Produktivität:

Homeoffice, abteilungsübergreifende (silofreie) Zusammenarbeit, Internationalisierung und Digitalisierung sind prominente Beispiele dafür, das zielgerichtete Standards durch modernes Projektmanagement die Zusammenarbeit nicht nur wesentlich effizienter und effektiver gestalten, sondern auch transparenter, erfolgreicher und ergebnisorientierter ausrichten.

Unternehmensberatung Projektmanagement - Top 5 Ziele und Herausforderungen im Projektmanagement - - mit und ohne Projektmanagement Beratung

Wann im Projektmanagement und in der Projektentwicklung Unterstützung durch eine Unternehmensberatung Sinn macht

Im aktuellem Geschäftsumfeld entwickelt sich effizientes Projektmanagement für Unternehmen zu einer hohen Priorität. Herausforderungen wie Projekte für Kundenzentrierung, Mitarbeiterqualität, Mitarbeitermangel, Wettbewerb, Effizienzsteigerung, Geschäftsmodelle, Geschäftsfelder, Innovation und Technik verlangen nach gut überlegten, umsetzbaren und erfolgreichen Lösungen, um die Projekte in Gang zu bringen. Die Entwicklung tragfähiger Ideen und Lösungen ist unserer Erkenntnis nach dabei weniger das Problem, sondern die tatsächliche Umsetzung und Etablierung angestrebter Lösungen. Erst bei erfolgreicher Etablierung mit entsprechenden Ergebnissen kann auch von einem erfolgreichen Projekt gesprochen werden. Und genau dies ist unseren Analysen nach in Unternehmen seltener der Fall: es gibt weniger ein Wissens- und Lösungsproblem, aber es gibt definitiv ein Umsetzungs- und Zielerreichungsproblem.

Eine Projektmanagement Beratung kann bei der Optimierung und Etablierung von Projektmanagement in Unternehmen stark unterstützende Rollen einnehmen, um wichtige strategische wie operative Projekte mitzuentwickeln und entscheidend voranzubringen. Hierfür werden nicht nur innovative und entlastende Begleitungsansätze eingesetzt, sondern auch strategische und operative Wege zur Überwindung von Herausforderungen und effektivem Projektmanagement aufgezeigt und direkt in den Projekten abgebildet.

Eine Unternehmensberatung im Projektmanagement und in der Projektentwicklung kann darüber hinaus durch gezielte Maßnahmen eine Unternehmenskultur fördern und darauf hinarbeiten, dass

  • Mitarbeitende sich nach und nach stärker für Neues öffnen,
  • Innovationen willkommen heissen
  • und damit verbundene Leistungen und Ergebnisse vom Unternehmen belohnt werden.
 

Dies schließt einen klaren Fokus auf gelebte Kundenzentrierung ein: Lösungen zu entwickeln, die sich auf die Anforderungen und den Mehrwert für Kunden in speziellen Märkten und Geschäftsfeldern konzentrieren.

Top-5-Probleme und Herausforderungen im Projektmanagement

1. Ressourcenbeschränkungen und Ressourceneinsatz:

Einschränkungen in Bezug auf Zeit, Budget und Personal sind häufige Herausforderungen, die Unternehmen bewältigen müssen, um ihre Projektziele zu erreichen. Häufig ist zu beobachten, dass initiierte Projekte oftmals zwar höchste Priorität haben, dies in der Einplanung notwendiger Ressourcen aber nicht ausreichend Berücksichtigung findet. Dies geht eindeutig zu Lasten des Projekterfolgs. Des Weiteren ist es wichtig, Projekte und Projektaufgaben eindeutig und realistisch im Sinne eines angestrebten Umsetzungserfolgs zu priorisieren.

2. Change-Management und Marktunsicherheiten:

Die Fähigkeit, effektiv auf Veränderungen zu reagieren – sei es durch interne Faktoren oder externe Marktbedingungen – ist eine Herausforderung für das Projektmanagement. Immer mehr Unternehmen entwickeln für typische Situationen „Mastervorlagen für gezieltes Projektmanagement“, die in solchen Fällen strukturiert die Lage aufarbeiten und wirkungsvolle Maßnahmen einleiten. Ein Best-Practise Beispiel dafür ist z.B. ein Notfallplan für außerordentliche Vorfälle in Chemieparks (Feuer, Austritt von Flüssigkeiten, Gasen, etc.): Entscheidende Stakeholder finden sich innerhalb kürzester Zeit zusammen, arbeiten die Situation, Ursachen, Gefahren, Auswirkungen und Lösungswege nach einem Masterplan auf und vereinbaren erst dann gezielte Maßnahmen – denn Fehlentscheidungen können einen einzigen Vorfall zu einer Katastrophe für Mensch und Umwelt eskalieren. Nicht anders sieht es für Unternehmen aus, in der es bei den aktuellen, schnellen Veränderungen letztendlich um die Existenz geht.

Ein weiterer wichtiger Aspekt den wir in Projektmanagement-Beratungsprojekten sehen ist, ein systematisches Change-Management. Jedes Projekt, und ist es noch so klein, führt für Mitarbeitende zu Veränderungen z.B. in Routinen, Verhalten, Zusammenarbeit, Team-Zusammensetzungen oder auch Wissen, Prozessen und praktischen Anwendungen. Projektmanagement bedeutet für qualifizierte Unternehmensberatungen daher auch immer, aktives Change-Management konsequent einzuplanen. In Unternehmen wird es bisher noch seltener berücksichtigt und eingeplant.

3. Stakeholder-Einbindung und Stakeholder-Kommunikation:

Aktives Stakeholder-Management steht in enger Verbindung mit systematischem Change-Management. Die Abstimmung von Einstellungen, Erwartungen, Wissensständen und Anforderungen verschiedener Interessengruppen, einschließlich Kunden, Investoren und internen Teams, stellt sich für Unternehmen immer wieder als komplex und herausfordernd heraus. Eine hierfür notwendige differenzierte Analyse und Vorgehensweise hat sich in vielen Unternehmen noch nicht ausreichend etabliert. Die Stakeholder sind aber letztendlich die Personen, die mit ihrem Verhalten über den Umsetzungserfolg von Projekten entscheiden. Mit aktivem Stakeholder-Management ist eine ebensolche Kommunikationsstrategie zu empfehlen, die von den Stakeholdern präferierte Kommunikationskanäle einschließt.

4. Technologische Herausforderungen und Entwicklungsgeschwindigkeit:

Die rasante Entwicklung der Technologie, inkl. neuer Standards, erfordert von Unternehmen, stets auf dem neuesten Stand zu sein und ihr operatives Projektmanagement entsprechend anzupassen. Auch hierfür könnten „Masterpläne für gezieltes Projektmanagement“ zum Einsatz kommen, die die Überwindung technologischer Herausforderungen in der Projektentwicklung zum Ziel hat. Der Masterplan sollte zudem die strukturierte Weiterentwicklung betroffener Teams durch Weiterbildung, Schulung und Begleitung der Mitarbeiter in den neuesten Technologien beinhalten. Eventuell sind Partnerschaften mit Technologieanbietern und Unternehmensberatungen sinnvoll.

5. Qualitätssicherung und Ergebnissicherung:

Die Sicherstellung von Qualität, Quantität und weiteren Ergebnissen wie die Einhaltung vorgegebener Zeit- und Budgetrahmen bleibt eine wesentliche Herausforderung für Unternehmen, da auch hier handelnde Personen oftmals eine entscheidende Rolle spielen. In diesem Zusammenhang sind Ansätze von Lessons Learned, Kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP) oder Shopfloormanagement in Nachbereitungen zu projektierende Erkenntnisse, die mit professionellem Projektmanagement zu Effizienzsteigerungen, Leistungssteigerungen und Ergebnisverbesserungen geführt werden sollten. Die Projektierung von Qualitätskontrollverfahren, regelmäßigen Reviews und Tests ist ebenso empfehlenswert.

Warum Projekte ohne effizientes Projektmanagement scheitern

Eine grundsätzliche Aufmerksamkeit für Projekte, Projektentwicklung und Projektmanagement besteht in Unternehmen seit langer Zeit, da die Bedeutung für diese schon immer groß war. In Zeiten tiefgreifender Veränderungen gewinnt effizientes und effektives Projektmanagement aber an höchster Priorität, denn im Ergebnis liegen Erfolge und Misserfolge für Unternehmen in Innovations- und Veränderungsprojekten eng beieinander. Es gibt also gewichtige Gründe für steigende Effizienz- und Erfolgserwartungen im Projektmanagement, da die Projektanzahl im Zuge der anstehenden Veränderungen steigen wird.

Auswertungen von Praxisstudien, empirische Reorganisationsforschung in Unternehmen und auch unsere Analysen zeigen, dass organisatorische Innovationen und Veränderungen zwischen 35% und 60% hinter erwarteten Ergebnissen zurückbleiben oder die Projekte scheitern komplett.3

Die Studienergebnisse und praktischen Erfahrungen verdeutlichen auch, dass Projekte häufig aus „unternehmensspezifischer Fachsicht hinsichtlich Produkt, Prozesse, Technik, etc.“ gefahren und gemanagt werden. Zudem deuten starke Ressourcen- und Planungsprobleme darauf hin, dass professionelles Projektmanagement noch nicht ausreichend umgesetzt wird. Projektmanagement Beratung in der Umsetzung mit unseren Kunden schließt auch immer erfolgsrelevante Führungs-, Management-, Steuerungs- und Change-Sichten in ein geschlossenes Projekt ein. In Abbildung 3 wird ersichtlich, warum wir mit dieser Vorgehensweise ausserordentlich erfolgreich Projektmanagement in Unternehmen unterstützen können.4

Unternehmensberatung Projektmanagement: Gründe für das Scheitern von Projekten - mit und ohne Projektmanagement Beratung

PMO-Einrichtung mit einer Unternehmensberatung implementieren und effektives Multiprojektmanagement etablieren

Bestehende Ziele und Herausforderungen im Projektmanagement verdeutlichen, dass Projekte ein fester und wichtiger Bestandteil einer erfolgreichen Führung und Management sein sollten, um Unternehmen wettbewerbsfähig zu halten und kontinuierlich weiterzuentwickeln. Denn Projekterfolge entscheiden sich letztendlich darüber, wie Unternehmen neue Projekte mit den jeweiligen Teams und Stakeholdern initiieren, führen, steuern und umsetzen.

Die obigen Top-5 machen deutlich, dass aufgrund immerwährender Projekte, die durch aktuelle Veränderungen und Anforderungen weiter zunehmen werden, in Unternehmen idealerweise ein Projekt-Management-Office (PMO) und ein effektives Multiprojektmanagement (MPM) fest etabliert werden sollten, um Unternehmen nachhaltig, effizient und erfolgreich entwickeln zu können. Ein PMO entwickelt seine Wirkung darin, dass es für Multiprojektmanagement, Strategieausrichtung, standardisierte Prozesse und einer Kultur der kontinuierlichen Verbesserung einen zentralen Führungs- und Steuerungsrahmen darstellt, der eng mit Top-Führungskräften im Austausch steht. Hierfür kann die Einbindung der Expertise von einer Projektmanagement Beratung stark unterstützend sein, um innovative Prozesse zu implementieren und das PMO im Management gut aufzusetzen.

Unternehmensberatung Projektmanagement - Aufgaben des PMO (Projekt Management Office) - mit und ohne Projektmanagement Beratung

Ein PMO kann die Leistung im Projektmanagement nachhaltig verbessern

Die Implementierung etablierter Projektmanagementmethoden durch ein Projekt Management Office (PMO) erhöht den Erfolg eines jeden Projekts. Der Erfolg wird mithilfe von Projekt-KPIs,  Qualität, Umfang, Zeitplan, Budget und Nutzen messbar gemacht.

Umfragen (vgl. auch Abb.:3) und praktische Erfahrungen zeigen, dass die Etablierung eines gut umgesetzten PMO einer der drei Hauptgründe für eine erfolgreiche Projektdurchführung und Projektumsetzung ist.

Unternehmen profitieren besonders von einem PMO, wenn …

  • Projekte ständig Termine oder das Budget überschreiten
  • Projekte nicht effektiv auf die Unternehmensziele und Prioritäten ausgerichtet sind
  • die Stakeholder nicht eingebunden sind und keinen Einblick in den Projektfortschritt haben
  • es keinen standardisierten Prozess zur Durchführung von Projekten gibt
  • der Erfolg von Projekten derzeit als nicht ausreichend angesehen wird
  • der Erfolg von Projekten derzeit nicht genau überwacht werden kann
 

Ein gutes PMO kann Unternehmen also zu höherer Projekteffektivität und höherer Projekteffizienz im Projektmanagement führen:5

Und mit zunehmender Projektanzahl steigt damit die Skalierbarkeit, ein umfangreiches Projektportfolio wirkungsvoll managen und zum Erfolg führen zu können.

Projektmanagement Unternehmensberatung - Projektleistung steigern (PMO) - mit und ohne Projektmanagement Beratung

Ursachen für Effizienzsteigerung und Projekterfolg im Projektmanagement

Mit Umsetzungsprojekten für Unternehmenswachstum, Reorganisation, Leistungssteigerungen, neue Geschäftsmodelle, agile Projektorganisationen und Change-Management haben wir es uns zur Aufgabe gemacht, die Ursachen für erhöhte Effizienz, Effektivität und Projekterfolg in Unternehmen anzugehen. Eine Auswahl an Ursachen stellen wir hier vor.

Zehnerregel aus dem Lean Management

Die Zehnerregel aus dem Lean Management ist eine Methode und eine Einstellung in der Unternehmenskultur für Defizite und Mängel in Qualität und Quantität zugleich. Innerhalb der Zehnerregel geht es um das Verständnis, Ursachen für Defizite und Mängel direkt und konsequent anzugehen und nicht nur Symptome „wegzuarbeiten“. Denn die Kosten für die Behebung von Ursachen steigen exponentiell mit der Zeit die vergeht, bevor sie korrigiert werden. Das heisst, schnelles „Firefighting von Symptomen“ führt dazu, dass Defizite und Mängel weiterhin bestehen bleiben und hohe Kosten einfach in die nähere Zukunft verschoben werden. Genau hier setzt setzen wir in der Projektmanagement Beratung mit unseren Kunden an.

Durch eine standardisierte Vorgehensweise für solche Projekte werden Teams für eine direkte Auseinandersetzung mit Problemen gesteuert und ermutigt, tiefergehende Ursachen zu analysieren und systemische Schwächen zu identifizieren. Dies führt in der Regel zu dauerhaften Lösungen. Interessant ist in diesem Zusammenhang auch der nächste Absatz „Sägeblatteffekt“. Zusammengefasst die Gründe, warum es wichtig ist, Ursachen zu analysieren und direkt anzugehen:

  • Frühzeitige Ursachen- und Fehlerbehebung verhindert eine dauerhafte Eskalation an Störungen: Wenn Fehler frühzeitig erkannt und behoben werden, können weitere daraus entstehende Probleme und hohe Aufwände in der Prozesskette vermieden werden. Es fördert eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung und des aufmerksamen, proaktiven Handelns, statt nur situativ Probleme zu reagieren.
  • Kosteneinsparungen: Durch die direkte Behebung der Ursache eines Problems werden langfristig hohe Ressourcen- und ggf. Materialkosten vermieden, die durch die Verzögerung der Behebung immer wieder entstehen – wie die Zehnerregel besagt um bis zu 1.000%.
  • Qualitätsverbesserung: Die sofortige Korrektur führt zu einer verbesserten Kundenzufriedenheit, Service- und Produktqualität, da die Wahrscheinlichkeit von wiederholten Fehlern minimiert wird.
Projektmanagement Beratung - Zehnerregel

Sägeblatteffekt

Der “Sägeblatteffekt” beschreibt ein Sinnbild für ein Phänomen, dass die Produktivität durch wiederholte Störungen oder Unterbrechungen ähnlich einer Sägezahnkurve auf und ab bewegt. Das Phänomen wird unter „Interruption Science“ wissenschaftlich untersucht. Interruption Science beschäftigt sich mit den Auswirkungen von Unterbrechungen auf die menschliche Leistungsfähigkeit.

Der Sägeblatteffekt entsteht umso stärker, je unkoordinierter sowie „nach Erfahrungen und Bauchgefühl eines jeden Einzelnen“ z.B. ein Projekt abläuft. Hier sind Zeiten, Meilensteine, Ziele, Aufgaben, Schnittstellen, Dokumentationen usw. wenig geklärt und als Prozess wenig etabliert. Ist dies der Fall, werden z.B. „notwendige Abstimmungsmeetings“, kontinuierliche Rückfragen, persönliche Abstimmungskontakte oder Parallelarbeiten stark zunehmen, die interne Ressourcen verschwenden und die Qualität und Zielgerichtetheit der Arbeitsergebnisse senken.

Die Auswirkungen des Sägeblatteffekts durch wiederholte Störungen und Unterbrechungen zusammengefasst:

  • Verminderte Konzentrationsfähigkeit: Jede Unterbrechung, sei sie selbst oder extern verursacht, erfordert, dass die aktuelle Aufgabe unterbrochen und später wieder unter höherem Energieaufwand aufgenommen wird. Dieser Wechsel erfordert bei jeder Unterbrechung eine “Neuorientierung” und „Anlaufphase“, die wertvolle kognitive Ressourcen verbraucht und die die Konzentrationsfähigkeit stark vermindert: je häufiger die Unterbrechungen, umso stärker nimmt die Konzentrationsfähigkeit ab.
  • Erhöhter Zeitbedarf für Aufgaben: Durch den Zeitverlust, der durch das wiederholte Unterbrechen und Wiederaufnehmen von Aufgaben entsteht, verlängert sich die Gesamtdauer, um Aufgaben zu erledigen. Dies führt dazu, dass wesentlich mehr Zeit als notwendig für die Fertigstellung von Projekten benötigt wird. Und je mehr Personen vom Sägeblatteffekt betroffen sind, umso ineffizienter werden Teams oder die Organisation. Ein untrügliches Zeichen für einen ausgeprägten Sägeblatteffekt in Unternehmen ist z.B., wenn Mitarbeitende ständig „am Anschlag arbeiten“, aber neue Teamkollegen nicht zu einer Entlastung führen (können) – dann wird ein Sägeblatteffekt sogar überproportional potenziert.
  • Qualitätsminderung der Arbeitsergebnisse: Die bei einem Sägeblatteffekt abnehmende Möglichkeit, sich längere Zeit konzentriert einer Aufgabe zu widmen, kann zu Fehlern führen und die Qualität der Arbeit stark mindern. Langfristig kann dies die berufliche Leistung und auch die Zufriedenheit mit der eigenen Arbeit beeinträchtigen.
  • Stress und Überlastung: Die ständige Notwendigkeit, sich zwischen verschiedenen Aufgaben und Anforderungen ständig hin- und herzubewegen, kann zu erhöhtem Stress führen. Dies beeinträchtigt nicht nur die Qualität der Arbeit, sondern beeinflusst auch das allgemeine Wohlbefinden negativ.
  • Verringerte Kreativität und Problemlösungsfähigkeit: Wir haben von steigenden Anforderungen und Herausforderungen für Unternehmen gesprochen. Kreativität und die Fähigkeit, komplexe Probleme zu lösen, erfordern konzentrierte Denkprozesse und ungestörte Denk- und Erarbeitungszeiten – gerade in Projekten. Häufige Unterbrechungen stören notwendige, tiefe Recherchen, Analysen und Denkprozesse. Die Folgen für erarbeitete Lösungen sind absehbar…
Projektmanagement Beratung - Sägeblatteffekt

Agile Zusammenarbeit

Die agile Zusammenarbeit könnte innerhalb eines „Learnings aus der Zehnerregel“ entstanden sein, da es auch in der Softwareentwicklung, die agile Zusammenarbeit für Softwareprojekte entwickelte, um Ursachen für hohe Kundenzufriedenheit, Fehlerfreiheit im Sinne des Kunden, Flexibilität und Effizienz ging. Fehler wie z.B. Softwarefehler (Bugs) verärgern nicht nur Kunden, sondern führten regelmäßig bei Kunden und Softwareherstellern zu hohen Aufwänden, da Fehler in der Programmierung zu einem späteren Zeitpunkt …

  • … die Kundenanforderungen und Kundenerwartungen nicht erfüllen
  • … bei Kunden zu hohen Aufwänden führen
  • … sehr aufwendig sind, zu analysieren
  • … einen hohen Ressourcenaufwand bedeuten
  • … sehr qualifizierte Fachkräfte nicht wertschöpfend gebunden sind
  • … die Kosten des Produktes ansteigen
  • … Beschwerden und Bug-Tickets steigen
  • … die Kundenzufriedenheit sinkt
 

Somit ist agile Zusammenarbeit als Antwort auf Anforderungen hinsichtlich Kundenfokus, schnelle Marktreife, erhöhte Flexibilität bei technologischen Veränderungen und effiziente Umsetzung zu verstehen. Eine Studie aus dem Jahr 2002 besagt, dass Softwarefehler die US-Wirtschaft zu diesem Zeitpunkt jährlich etwa 60 Milliarden US-Dollar gekostet haben.6

 

Diesen Kritikpunkt nahmen die besten Softwarehersteller ernst und erhöhten den Bugs-freien Softwareanteil auf heute 95%, während der durchschnittliche Industriestandard lediglich auf 85% gesteigert werden konnte.

Nachfolgende Punkte illustrieren, wie agile Zusammenarbeit darauf abzielt, die Effizienz zu verbessern, schnell auf Veränderungen reagieren zu können und Produkte zu liefern, die die Bedürfnisse der Kunden erfüllen.

  • Entstehung im Softwarebereich: Agile Methoden haben ihren Ursprung in der Softwareentwicklung der frühen 2000er Jahre. Entwickler suchten nach sicheren und flexibleren Ansätzen, um besser auf sich ändernde Kundenanforderungen reagieren zu können und auf effizientere Weise geforderte Softwarelösungen liefern zu können.
  • Flexibilität und Anpassungsfähigkeit: Agile Methoden ermöglichen es Teams, flexibel auf Veränderungen zu reagieren. Dies ist besonders in dynamischen Projektumgebungen mit häufigen Änderungen oder unklaren Anforderungen vorteilhaft.
  • Kontinuierliche Verbesserung: Agile Arbeitsweisen fördern eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung, in der regelmäßige Reflexionen über Arbeitsprozesse und Arbeitsergebnisse systematisch stattfinden. Dies hilft Teams, ihr Bewusstsein für Anforderungen, Probleme und ihre Effizienz zu steigern und die Qualität ihrer Arbeit kontinuierlich zu verbessern.
  • Kunden- und Nutzerzentrierung: Im Zentrum agiler Methoden steht die enge Zusammenarbeit mit Kunden und Stakeholdern. Durch regelmäßiges Feedback und iterative Entwicklungsschleifen können Lösungen entwickelt werden, die besser auf die Bedürfnisse und Wünsche der Nutzer abgestimmt sind.

 

Experten Tipp

"In der Arbeit mit unseren Kunden empfehlen wir, frühzeitig eine strukturierte und konsistente Vorgehensweise im Projektmanagement zu verfolgen. Ein sauber eingerichtetes Project Management Office (PMO) kann hier entscheidend zur Zielerreichung beitragen und letztendlich den langfristigen Unternehmenserfolg sichern."
Mathias Ehrhardt - Geschäftsführer BrainersHub

EXPERTE

DR. MATHIAS EHRHARDT – GESCHÄFTSFÜHRER

Haben Sie Fragen zum Artikel oder würden sich gerne mit einem unserer Experten zu diesem Thema austauschen?  Melden Sie sich gerne bei uns.

Quellen:

1 BrainersHub Befragung „Unternehmensberatung Projektmanagement“ 09/23 (39 befragte Führungskräfte/C-und B-Level)

2 Vgl. ebenda

3 Vgl. Kriegesmann, Kley, Lücke 2013, S.15ff. und 2015, S.49ff (Institut für angewandte Innovationsforschung, Bände 29 und 31)

4 PriceWaterhouseCoopers,The third global survey on the current state of project management, 2023

5 PM Solutions, 2016: The State of the Project Management Office (PMO)

6 National Institute of Standards and Technology, 2002: The economic impacts of inadequate infrastructure for software